UMBULHARJO- Pemerintah Kota Yogyakarta terus melakukan inovasi dalam pengelolaan dan pelayanan publik. Terbaru dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Yogyakarta yang membuat inovasi arsip digital. Inovasi Arsip Digital yang memanfaatkan teknologi informasi itu untuk memudahkan pencarian dokumen fisik Izin Mendirikan Bangunan (IMB).

Menurut Pelaksana Tugas Kepala DPMPTSP Kota Yogyakarta, Octo Noor Arafat sebelum ada inovasi itu ketika mencari dokumen fisik IMB para petugas harus membongkar semua arsip per kecamatan dan kelurahan. Padahal ada ribuan dokumen fisik IMB yang disimpan di Kantor DPMPTSP atau Mal Pelayanan Publik  Kota Yogyakarta.

“Yang kami simpan adalah berkas dokumen IMB model lama yang belum digitalisasi. Khusus dokumen fisik IMB karena tidak boleh dihapus. Jumlahnya bisa ribuan,” kata Octo ditemui di Mal Pelayanan Publik Kota Yogyakarta, belum lama ini.

Dengan pencarian yang tak mudah itu, Octo menyampaikan kemudian teman-teman di DPMPTSP Kota Yogyakarta membuat inovasi arsip digital. Inovasi itu berupa pengelolaan arsip secara digital untuk arsip fisik yang dilengkapi sistem suara sesuai barcode guna menunjukkan lokasi arsip tersimpan.

Dia menjelaskan ada aplikasi yang dibuat yaitu sistem arsip digital. Dokumen fisik IMB dikelompokan per kecamatan dan kelurahan di rak penyimpanan. Arsip IMB kemudian diberi label satu persatu. Setiap pengelompokan arsip itu dipasang perangkat yang dilengkapi sistem suara dan lampu. Dia menyebut sistem perangkat itu menggunakan teknologi chip.

“Teknisnya masukan nomor IMB yang perlu dicari ke sistem arsip digital. Kemudian diklik dan akan berbunyi (rak) di mana arsip tersebut disimpan. Lalu menuju ke rak kita telusuri dengan hp, akan berbunyi lagi. Di mana arsip dokumen itu berada, akan menyala lampunya,” terangnya.

Dengan sistem arsip digital yang dilengkapi suara tersebut diakuinya memudahkan pencarian dokumen fisik IMB. Terutama dibandingkan sebelumnya saat pencarian dokumen fisik IMB dilakukan secara manual karena jumlah dokumen fisik IMB mencapai ribuan. “Dengan sistem dan peralatan yang ada, bisa secepatnya dalam hitungan detik ditemukan dokumen fisik IMB yang dicari,” imbuh Octo.

Meski demikian, belum semua dokumen fisik IMB masuk dalam sistem arsip digital. Octo menyampaikan, sudah sekitar 80 persen dokumen fisik IMB model lama yang sudah masuk dalam sistem untuk pencarian dengan suara. “Yang lainnya masih kami cermati lagi untuk kita siapkan. Semoga akhir tahun bisa selesai semua,” ujarnya.

Octo menambahkan ketika sudah ada layanan Mal Pelayanan Publik secara online dan sebelum berubah ke persetujuan bangunan gedung, dokumen IMB sudah mulai didigitalisasikan. Oleh sebab itu bagi masyarakat yang membutuhkan arsip dokumen IMB digital, masyarakat dapat mengajukan ke DPMPTSP. “Jadi kalau masyarakat membutuhkan dapat mengajukan secara online ke DPMPTSP, kita akan tanggapi secara online arsip digital-nya,” papar Octo.

Inovasi pengelolaan arsip secara digital di DPMPTSP Kota Yogyakarta itu juga menjadi perhatian Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Abdullah Azwar Anas saat meninjau dan meresmikan Mal Pelayanan Publik Kota Yogyakarta pada Kamis (6/10/2022). “Berbagai inovasi, yang baru soal dokumen. Ini belum saya temukan di tempat lain. Bagaimana mencari dokumen fisik tapi dipadukan dengan teknologi,” ucap Azwar Anas.(Tri)