Gondokusuman - Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan Forum Komunikasi Kearsipan (FKK) tingkat Kota Yogyakarta dan Evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2022 yang bertempat di Ruang Pertemuan SMP Negeri 5 Yogyakarta, Selasa (25/10).

Kegiatan ini dihadiri oleh Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Yogyakarta Aman Yuriadijaya. Dalam sambutannya Aman mengatakan, kearsipan Kota Yogyakarta sudah luar biasa karena mendapatkan peringkat pertama dalam Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) tingkat Nasional dimana pada bulan Februari 2022 Pemkota Yogyakarta mendapatkan nilai 94,62. Peringkat ini masuk dalam kategori AA 'Sangat Memuaskan'. Sehingga diharapkan prestasi ini terus meningkat. 

Kegiatan ini sekaligus sebagai penyerahan Hasil Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) tahun 2022, dari 50 OPD di Pemkot Yogyakarta tiga OPD dengan nilai terbaik mendapat piagam pernghargaan yang diserahkan langsung oleh Sekda Kota Yogyakarta, diantaranya adalah Dinas Pendidikan dan Olahraga Kota Yogyakarta dengan nilai 85,5 untuk Satuan Polisi Pamong Praja dengan nilai 85 dan inspektorat dengan nilai 81. 

Selain itu untuk tiga OPD dengan nilai terendah diantaranya  Kemantren Tegalejo dengan nilai 50,4 untuk Dinas Perindustrian Koprasi dan UKM dengan nilai 43 serta Bagian Administrasi dan Keuangan dengan nilai 42,5.

''Terimakasih untuk DPK Kota Yogyakarta yang mengelola kearsipan di seluruh OPD baik di lingkungan internal dan eksternal. Diharapkan dokumentasi di setiap OPD harus ditata sedemikian rupa, sebab ini merupakan hal yang penting dan perlu perhatian lebih agar kedepannya sebuah dokumen menjadi dokumen pembukti jika diperlukan sewaktu-waktu," jelas Aman saat sambutan. 

Pihaknya mengatakan, untuk ke depannya mulai dipertimbangkan standar teknis pengelolaan kearsipan di setiap unit kerja. ''Dari penilaian yang ada salah satu hal yang sangat menentukan adalah soal tempat penyimpanan arsip seperti mendesain tempat penyimpanan arsip, membuat label dan lain sebagainya. Sehingga jika ada penghapusan arsip bisa dilakukan oleh masing-masing OPD berdasarkan standar dan teknisnya," katanya.

Sementara itu, Pelaksana tugas (Plt) Kepala DPK Kota Yogyakarta Suryatmi melakukan sudah Pengawasan Kearsipan Tahun 2022 yang telah dilaksanakan terhadap 50 Perangkat Daerah, dengan mengacu pada Perka ANRI (Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia) Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

"Dari hasil kegiatan pengawasan kearsipan internal ini menunjukan peningkatan yang lebih baik atas penyelenggaraan kearsipan dan menjadi tolok ukur guna perbaikan penyelenggaraan kearsipan untuk ke depannya,"ujarnya.
 
Ia mengatakan, mulai tahun 2022 hasil pengawasan kearsipan internal menjadi unsur penilaian dari pengawasan eksternal yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY dengan bobot penilaian 60 persen LKD dan 40 persen hasil penilaian OPD. Sehingga di tahun 2022 ini dilakukan verifikasi kepada tiga OPD dengan nilai terbaik sebagai wakil ANRI.

"Diharapkan dengan kegiatan ini dapat menambah kepedulian OPD terhadap pengelolaan kearsipan untuk mempersiapkan audit pengawasan internal tahun 2023," ujarnya. (Hes)