UMBULHARJO- Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan evaluasi pengawasan kearsipan internal tahun 2024 pada perangkat daerah. Pengawasan kearsipan untuk menjamin penyelenggaraan kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Dari hasil evaluasi Inspektorat Kota Yogyakarta meraih peringkat I pengawasan kearsipan internal Pemkot Yogyakarta tahun 2024.

Penjabat Wali Kota Yogyakarta Sugeng Purwanto mengapresiasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yang memberikan penghargaan evaluasi pengawasan kearsipan internal. Terutama apresiasi dari penghargaan bukan uang pembinaan, tapi berupa sarana pendukung kegiatan kearsipan bagi perangkat daerah. Sugeng menegaskan peran dan pentingnya arsip dalam penyelenggaraan pemerintahan.

“Arsip sebagai dokumen negara mempunyai peran yang sangat strategis dan penting dalam  penyelenggaraan negara. Karena arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa, sekaligus sebagai memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan pemerintahan,“ kata Sugeng saat Forum Komunikasi Kearsipan dan penyerahan penghargaan evaluasi pengawasan kearsipan internal di Balai Kota Yogyakarta, Kamis (5/9/2024).

Menurutnya kalau ada sengketa permasalahan, banyak yang bisa terselesaikan dengan arsip. Dicontohkan saat dirinya menjabat Kepala Biro Tapem DIY persoalan batas wilayah bisa diselesaikan dengan arsip berupa peta. Arsip merupakan warisan yang tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya, sehingga penyelamatan arsip menjadi bagian yang sangat penting.

“Arsip sangat penting sebagai dokumen negara. Dalam hal ini arsip merupakan aset negara yang harus diselamatkan dan dilestarikan demi kelangsungan penyelenggaraan pemerintahan tentunya akses informasi dan kearsipan diwariskan kepada generasi penerus mendatang,” paparnya.
Sugeng mengajak bersama-sama untuk menyelamatkan arsip yang menjadi kewajiban aparatur pemerintah sesuai yang diamanatkan dalam Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pihaknya berharap penyelenggaraan kearsipan di masa yang akan datang bisa bersifat terpadu, sistematis, komprehensif dan berkesinambungan.

Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Afia Rosdiana menyebut kegiatan pengawasan kearsipan internal telah dilaksanakan pada 50 perangkat daerah dan unit kerja di lingkungan Pemkot Yogyakarta. Tahapan pengawasan kearsipan internal terdiri dari 14 tahapan mulai dari pembentukan tim pengawasan, bimbingan teknis, sosialisasi, pengiriman instrumen pengawasan sampai akhirnya penentuan pemeringkatan 1-50 dan pemberian penghargaan 5 peringkat teratas.  

“Pengawasan kearsipan ini lebih kepada arsip-arsip dinamis yang dikelola. Komponen evaluasi pengawasan kearsipan internal mulai dari sumber daya manusia, sarana prasarana, pengelolaannya. Yang paling menggembirakan teman-teman OPD sekarang perhatian ke arsip semakin meningkat. Itu terlihat dari nilai paling rendah tidak ada yang sampai nilai C,” jelas Afia.

Adapun peringkat I Inspektorat mendapat nilai 91,13, peringkat II Badan Kesatuan Bangsa dan Politik dengan nilai 91,11, peringkat III Kemantren Ngampilan nilai 90,69, peringkat IV Badan Perencanaan Pembangunan Daerah nilai 90,67 dan peringkat V Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu meraih 90,63. Lima peringkat teratas itu mendapat nilai dengan predikat sangat memuaskan.

Sedangkan Inspektur Inspektorat Kota Yogyakarta Fitri Paulina Andriani mengucapkan terima kasih atas penghargaan itu sebagai penyemangat untuk mengelola arsip yang lebih baik lagi. Capaian itu berkat semua lini di Inspektorat terlibat. Pihaknya selalu mengingatkan seluruh Inspektorat untuk menyadari pentingya arsip. Apalagi Inspektorat selaku unit pengawasan memproduksi arsip berupa laporan hasil pengawasan

“Ini (arsip laporan hasil pengawasan) sama pentingnya dengan arsip keuangan dan masa aktif arsipnya panjang karena terkait hasil pengawasan yang kemungkinan kalau di masa depan ketika ada kasus yang sama akan berguna lagi untuk menjadi referensi apakah itu masih terkait dengan hasil pemeriksaan yang lalu,” ucap Paulina.(Tri)