Dinas Perizinan Kota Yogyakarta memperoleh Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk yang ketujuh kalinya.  Badan Sertifikasi ISO Worldwide Quality Assurance (WQA) menyerahkan sertifikat kepada Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Heri Karyawan di Ruang Auditorium Dinas Perizinan pada hari Rabu (25/05/16).

Sebelumnya Badan Sertifikasi ISO WQA sudah mengirimkan dua orang auditor yaitu Totok Subagyo dan Agung Widyatmoko untuk mengaudit Dinas Perizinan. Audit eksternal bagi Dinas Perizinan adalah hal yang penting untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem manajemen mutu dalam pelayanan.

Heri Karyawan mendukung pelaksanaan audit eksternal tersebut. Heri menjelaskan sebelum dilaksanakan audit eksternal, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sudah melakukan audit internal. Hasil temuan audit tersebut sudah ditindaklanjuti. “Penerapan manajemen mutu ISO 9001:2008 tidak dapat dapat lepas dari persyaratan dan implementasi. Jadi hasil audit eksternal ini merupakan pembelajaran  bagi kami. Kami akan berusaha untuk terus melakukan peningkatan kualitas pelayanan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta,” katanya.

Audit ISO 9001:2008 di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta bukanlah yang pertama kali dilakukan. Tahun ini sudah memasuki tahun keenam dan Dinas Perizinan sudah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 sebanyak enam kali.

Totok menerangkan metode yang dilakukan dalam sertifikasi ISO 9001:2008 kali ini tidak jauh berbeda dari tahun-tahun sebelumnya. Metode yang digunakan adalah dengan sampling, wawancara serta melihat data-data,dokumentasi dan hasil audit internal. Selain itu auditor juga akan melakukan verifikasi hasil penemuan audit tahun lalu dan rapat tinjauan manajemen (RTM).

Totok mengatakan hasil audit dapat diklasifikasikan menjadi Non Conformity  (ketidaksesuaian) dan Opportunity For  Improvement  (Peluang Peningkatan).  Non Conformity (ketidaksesuaian) terdiri dari dua yaitu ketidaksesuaian mayor dan ketidaksesuaian minor. Ketidaksesuaian mayor adalah temuan audit yang berdampak serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas mutu. Ketidaksesuaian minor adalah temuan yang tidak memiliki dampak serius terhadap mutu,lingkungan atau sistem pelayanan.

 “Disini kami akan lebih menitikberatkan improvement. Akan kami lihat dari perjalanan pelaksanaan manajemen mutu ISO di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Juga kreativitas dan inovasi-inovasi yang sudah dilakukan selama ini,” ungkapnya.

Ia melanjutkan, penilaian ISO khususnya ISO 9001: 2008 tidak hanya menilai yang kurang baik saja. ISO juga menilai yang sudah baik agar dapat lebih dimaksimalkan. Peningkatan mutu pelayanan tidak pernah berhenti, harus terus dijalankan.

Setelah melakukan audit, Totok Subagyo dan Agung Widyatmoko memaparkan hasil auditnya pada close meeting. Mereka mengatakan secara keseluruhan pelaksanaan pelayanan di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sudah berjalan dengan baik. Namun demikian, dari pelayanan yang ada akan lebih baik jika lebih dimaksimalkan lagi.

Totok mengatakan pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan organisasi secara umum sudah berjalan dengan baik. Aktivitas kontrol proses terutama verifikasi data dan lokasi telah dijalankan. Auditor Badan Sertifikasi WQA tersebut menyebutkan juga tentang fasilitas running text yang ada di Dinas Perizinan.  Fasilitas tersebut dapat dijadikan sarana publikasi informasi penting seputar Dinas Perizinan. “Melalui running text dapat diinformasikan dimana letak ruang  laktasi dan dapat juga dijadikan sarana untuk publikasi Klipper (Klinik pelayanan perizinan),” jelasnya.

Ia menambahkan Klipper yang ada sebaiknya lebih disosialisasikan kepada masyarakat. Pemahaman pemohon terhadap fungis Klipper perlu ditingkatkan. Jika sebelumnya Klipper melayani pemohon IMB gedung besar, kedepan, Klipper diharapkan juga dapat melayani masyarakat yang akan mengurus IMB gedung dengan ukuran kecil. “Akan lebih baik jika ada Mobil Klipper. Dinas Perizinan jemput bola,” ungkapnya.

Agung Widyatmoko kemudian memaparkan hasil auditnya. Ia memeriksa ketatausahaan, kepegawaian, logistik, sarana-prasarana dan pelaksanaan manajemen resiko dan rapat tinjauan manajemen (RTM). “Dari hasil wawancara saya, RTM disini sudah berjalan dengan baik. Yang perlu ditingkatkan adalah isi notulensi agar lebih dilengkapi lagi dengan data-data permasalahan beserta perkembangan perbaikan,” terangnya. Ia melanjutkan, pengelolaan logistik dan sarana-prasarana serta sistem monitoring yang efektif dan efisien perlu ditingkatkan lagi.

Di akhir acara yang berlangsung di Ruang Auditorium lantai 3 itu, Kepala Seksi Pengembangan Kinerja Darsana mengatakan Sertifikat ISO 9001:2008 menjadi motivasi untuk selalu memberikan peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat. Dengan kualitas pelayanan yang baik maka  kepercayaan masyarakat akan meningkat pula. Sehingga kinerja pegawai Dinas Perizinan Kota Yogyakarta juga semakin  baik. (Nade)