Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai lembaga pengelola Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta maju mewakili Kota Yogyakarta dalam lomba Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik tingkat Nasional tahun 2017 yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dalam perhelatan kali ini, Yogyakarta akan bersaing dengan Bekasi, Cilacap, Malang, Payakumbuh, dan Tangerang dalam memperebutkan predikat LKD terbaik tingkat Kabupaten/Kota. Dikatakan oleh perwakilan tim penilai lomba, Damaris Butarbutar, lomba ini diselenggarakan sebagai parameter bagi lembaga kearsipan daerah dalam melakukan pelayanan kearsipan di daerahnya masing-masing.

“Tujuannya tidak hanya lomba untuk mencari pemenang, tapi untuk melihat semangat lembaga kearsipan daerah dalam melakukan pelayanan kearsipan bagi pemerintah dan masyarakat di daerahnya dan harapannya melalui lomba ini arsiparis di daerah bisa menunjukkan perannya dan masyarakat merasakan manfaatnya” Ungkapnya ketika melakukan penilaian, Rabu (7/6) pagi di Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Unit Ngampilan

Lebih lanjut, Damaris menuturkan, dari portofolio yang disampaikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta ke ANRI, segala parameter sudah memenuhi persyaratan yang ada, dan saat ini pihaknya melakukan kunjungan untuk memverifikasi antara data yang dikirimkan dan kondisi di lapangan  

“Harapannya dari portofolio yang disampaikan sama dengan keadaan di lapangan, ada tiga sub-item yang kami lihat, yaitu dari segi SDM Arsiparis, Sarana Prasarana, dan regulasi. Untuk regulasi, kami mengapresiasi Kota Yogyakarta yang sudah memiliki Perda tersendiri yang mengatur kearsipan” Imbuhnya

Kota Yogyakarta sendiri sebelumnya sudah  pernah meraih juara harapan II LKD Teladan tingkat nasional pada tahun 2013, dan juara III LKD Teladan pada tahun 2016 kemarin. Pada tahun ini sendiri, OPD yang menjadi tujuan penilaian adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil serta Kelurahan Ngupasan. Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Wahyu Hendratmoko menuturkan pihaknya senantiasa melakukan inovasi untuk mendukung pengelolaan kearsipan di Kota Yogyakarta, antara lain melalui Amarta atau Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita dan Arsita atau Archive Recovery Sinergy Team. Dengan Amarta, Dinas melakukan roadshow untuk memperkenalkan arti penting arsip kepada masyarakat, sedangkan Arsita ditujukan untuk memberikan pembelajaran mengenai cara menyelamatkan arsip dalam berbagai kondisi, khususnya jika terjadi bencana

 “Pengelolaan arsip masih dipandang sebelah mata, maka pengelolaan arsip harus dikemas dengan packaging yang menarik dengan berbagai inovasi. Inovasi yang kami lakukan antara lain Amarta dan Arsita. Melalui inovasi tersebut kami mencoba hadir di masyarakat” Ungkap Wahyu.

Sementara, terkait dengan pengelolaan arsip di pemerintahan sendiri, Wahyu mengungkapkan pihaknya selalu berupaya memperkuat pengelolaan arsip di Pemkot Yogyakarta, antara lain menjadikan pengelolaan arsip sebagai salah satu faktor pemberian TPP, Masuknya kearsipan sebagai item pemeriksaan inspektorat, serta penyelenggaraan lomba arsip bagi seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

“Arsip adalah urat nadi dalam pemerintahan modern. Arsip juga dapat berperan sebagai vaksin yang mampu mencegah dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan aset, maupun menjadi vitamin dalam kesehatan berorganisasi karenaa arsip dapat membantu pengambilan keputusan” Tambahnya

Sementara, Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY, Budi Wibowo mengapresiasi berbagai langkah yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta dalam mengelola arsip, menurutnya Inovasi yang dilakukan oleh Pemkot harus ditularkan ke daerah lain

“Dengan ikutnya Kota Yogyakarta dalam lomba arsip ini, harapannya inovasi yang ada di Kota perlu ditularkan ke daerah lain agar kesadaran tentang arsip meningkat” Ucapnya. (ams)