Tahun ini Pemerintah Kota (Pemkot) Yogyakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bakal melakukan pengawasan kearsipan internal secara bertahap. Pengawasan dilakukan kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau Unit Kerja di lingkungan Pemkot Yogyakarta.

“Arsip sangat penting bagi Pemerintah, apabila arsip bagus maka database pun bagus,” ucap Walikota Yogyakarta Haryadi Suyuti saat pengarahan sosialisasi program pengawasan kearsipan internal Pemerintah Kota Yogyakarta di ruang Bima Balaikota Yogyakarta, kamis (22/2).

Menurutnya database penting sebagai dasar pengambilan keputusan pemerintah. Dengan begitu proses pelayanan kepada masyarakat pun semakin optimal karena didukung dengan data yang lengkap dan akurat.

“Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan situasi,” jelas Haryadi.

Selain itu, menurutnya arsip adalah salah satu bidang penting untuk mewujudkan Good Governance. Sebab arsip adalah urat nadi dalam pemerintahan modern.

Untuk itu, Lebih dalam Haryadi menjelaskan, Pemkot berupaya melaksanakan pengelolaan kearsipan yang meliputi penyusunan kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip, salah satunya dengan telah ditetapkannya Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

“Namun demikian, pelaksanaan pengawasan kearsipan internal tidak serta merta langsung dilaksanakan, akan tetapi diperlukan media sosialisasi,” imbuhnya.

Pada kesempatan yang sama, Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko menjelaskan, proses pengawasan kearsipan internal baru akan dimulai pada juli 2018.

“Pengawasan akan menyasar semua OPD atau unit kerja hingga BUMD,” imbuhnya.

Dengan adanya pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundangan  yang berlaku. (Dwi Parwati/Ayuna Dhea Rizkika Zulqarnaen/Tam).