Pemerintah Kota (Pemkot) Yogyakarta menaruh perhatian yang sangat tinggi pada bidang kearsipan, ini di buktikan dengan komitmen Pemkot Yogya melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogya untuk terus meningkatkan dan melatih setiap Unit Kerja dalam mengelola arsipnya dengan baik dan benar. Salah satu caranya dengan mengadakan lomba kearsipan untuk setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Yogya

Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko mengatakan lomba tersebut bertujuan untuk memotivasi setiap OPD agar lebih memberi perhatian terhadap masalah kearsipan sehingga tertib arsip dapat terwujud.

Dimana pengelolaan arsip, lanjutnya, sangat penting bagi Pemkot Yogya. Selain itu arsip merupakan bagian penting dari sebuah kegiatan baik yang sudah dilaksanakan atau sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan ke depan.

"Lomba ini untuk menata administrasi di masing-masing OPD, sehingga seluruh dokumen bisa tersimpan dengan baik dan bisa diambil kembali dengan cepat dan utuh ketika diperlukan," ujanya.

Untuk kriteria penilaian pada lomba tersebut, Ia menjelaskan jika penilaiannya difokuskan pada jumlah arsip secara keseluruhan. “Jumlah arsip vital serta jenis arsip mulai dari statis, aktif, yang dimiliki oleh setiap OPD” jelasnya

Ia mengungkapkan dalam rangka melaksanakan amanat perundang-perundangan kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogya telah berhasil menyusun Peraturan Daerah (Perda) Kota Yogya tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

“Melalui Perda Kearsipan no 3 tahun 2017 ini diharapkan akan mampu menjamin kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan dan mendorong akuntabilitas kinerja setiap instansi di lingkuan Pemkot Yogya” katanya.

Penyerahan Penghargaan tersebut diserahkan oleh Walikota Yogyakarta, Haryadi Suyuti kepada Kepala OPD yang memenangkan lomba tersebut pada saat upacara bendera di halaman Balaikota Yogya, Selasa (15/5).

Lomba tersebut di bagi menjadi tujuh kategori. Kategori pertama adalah kategori Dinas, Badan, RS Jogja, Inspektoran dan Sekretariat DPRD. Untuk kategori ini di menangkan oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) sebagai terbaik pertama, RS Jogja terbaik kedua, dan Dinas Pendidikan terbaik ketiga

Untuk Kategori kedua adalah kategori Bagian, Kantor, BPBD. Terbaik pertama adalah Bagian Administrasi dan Pengendalian, terbaik kedua Bagian Umum, dan terbaik ketiga adalah Bagian Tata Pemerintahan dan Kesra.

Kategori ketiga adalah Kecamatan. Untuk Kategori ini Kecamatan Kotagede berhasil meraih juara pertama, sementara untuk juara ke dua dan ke tiga jatuh pada Kecamatan Ngampilan dan Kecamatan Danurejan.

Kategori keempat adalah Kelurahan. Kelurahan Ngupasan berhasil meraih juara pertama disusul Kelurahan Kotabaru dan Kelurahan Semaki yang meraih juara dua dan tiga.

Untuk Kategori Puskesmas dan RS Pratama, di menangkan oleh Puskesmas Kotagede I sebagai juara terbaik pertama, sementara juara terbaik kedua dan ketiga jatuh pada Puskesmas Umbulharjo II dan Puskesmas Kotagede II.

Kategori keenam adalah kategori sekolah dan Unit Pelayanan Teknis (UPT). Untuk kategori ini juara terbaik pertama adalah UPT rumah pelayanan sosial lanjut usia terlantar “Budhi Dharma”. Terbaik kedua jatuh pada UPT pengelolaan TK/SD Wilayah utara, dan terbaik ketiga jatuh pada UPT Rumah Pengasuhan anak “Wiloso Projo”.

Kategori terakhir yakni BUMD. Terbaik pertama jatuh pada PDAM Tirtamarta, Terbaik dan terbaik ketiga jatuh pada PD BPR Bank Jogja dan PD Jogjatama Visesha.

Usai menyerahkan penghargaan, Walikota menekankan pentingnya pengelolaan arsip, karena dapat dijadikan salah satu sumber informasi penting dan memberikan gambaran yang nyata. “Arsip merupakan sebuah hal yang sangat penting. Oleh karena itu, keberadaan arsip harus terus menerus dipelihara” tandasnya

Melalui Lomba tersebut Ia berharap pelayanan administrasi Pemkot Yogya akan lebih meningkat serta seluruh OPD semakin sadar bahwa arsip bernilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah, kebuktian dan teknologi

“Semoga prestasi tersbut bisa terus dipertahankan di masa yang akan datang dan dapat di tularkan kepada OPD lain sehingga kedepan semakin banyak OPD yang mampu mengelola arsipnya dengan baik dan benar” Ujarnya. (Han).